課題の解決に役立つ効率化の手法をイメージした画像

課題の解決に役立つ、1世紀続く効率化の手法(メソッド)とは?

 
しーママ
えっ?もうこんな時間…
って時ありません?
 
 
のびさん
ありますね~
しょっちゅうです…

お子さんから大人まで、

やろうと思っていたことが終わらない…

そんな日はけっこうあるのではないでしょうか。

もちろん、筆者もあります。

少しでも「やることが全部終わった!」と、

すっきりした気持ちで眠りにつきたいと、

これまでいろいろ試してきましたが、

なかなか良い方法に巡り合えませんでした。

やっと最近、

課題の解決や勉強、仕事の効率化に役立つ手法

を見つけまして

「これなら続けられる」

と思えるメソッドに巡り合えたので、

筆者の体験も含め紹介させて頂きたいと思います。

三日坊主の筆者も

1ヶ月以上続けられているメソッドですので、

きっと誰でも簡単に続けられる手法だと思います。

 
のびさん
ご訪問頂いた皆さんの
お役に立てれば幸いです。
AD

やることが多くて終わらない…要因は?

課題の解決に役立つ効率化手法をイメージした画像  
子どもから大人まで、
忙しい日々を送っている方が
増えていくように感じられる昨今。
しばおくん
しばおくん
いくつも課題を同時進行させてかないと
終わらないよ…
と、日々頑張っておられる方も
たくさんいらっしゃると思います。
同時に複数の作業を処理する、
いわゆる「マルチタスク」
一言で表現すると「ながら」とも言えるでしょうか。
実はこの
「マルチタスク」状態が、
かえって効率を下げ、
課題に追いかけられ
いつも走らされている要因の一つ
になっていることが、
近年の脳科学の研究で
明らかにされつつあるのです。

マルチタスクは非効率?

最近の研究では
「マルチタスクで効率が悪化しない人」は、
全体の2%ほどしかいない
ことがわかっているとのこと。
真面目なしばおくんのイラスト
しばおくん
マルチタスク?できてるよ!
と思っている人も、実は
タスク・スイッチング(タスクの切り替え)をしているだけだ。タスクからタスクへとすばやく切り替えているだけ

『「テキパキしている人」がむしろ生産性が低い理由』(ダイヤモンドオンライン)より引用

とスタンフォード大学の神経科学者

エヤル・オフィル博士は解説しています。

また、

マサチューセッツ工科大学(MIT)の

神経科学の権威アール・ミラー氏も

人間の脳はマルチタスク能力を上手く発揮するような構造になっていない

「マルチタスク能力は自慢にならない?脳への悪影響と生産性の低下」(STAGE)より引用

といった趣旨の発言をされているとのこと。

早稲田大学リサーチイノベーションセンター教授の

枝川義邦先生も

もともと脳はシングルタスクでしか働けない仕組みになっている

『時間の浪費をゼロにしたい…最新科学が解明した「脳を100%活用する方法」とは』 (プレジデントオンライン)より引用

と説明しています。
中には、
「タスク・スイッチングをすると、生産性は一般的に約4割も低下。脳のオーバーロードを引き起こし、脳内の灰白質を収縮させてしまう」
などという、
ちょっと背筋が寒くなるような記事もあり、
あっちこっち手を付けては
中途半端になっている筆者としては、
いよいよこれではいけない、
と真剣に見直しを考え始めたわけです。

どうしたら、課題の解決を効率化できる?

マルチタスクが非効率なことはわかっても、
いざ、効率をアップさせようとしても
何から手を付けていいのか、
んな方法を取り入れたらいいのか
迷ってしまいます。
先ほどの先生方は、異口同音に
「マルチタスクをやめて、シングルタスクに!」
と皆さんおっしゃっています。
シングルタスクとは、
「一度に一つの課題に集中して作業を進める」 方法。
シングルタスクに変えれば、
効率はアップしそう。
では、シングルタスクに変えるために、
具体的にどんな方法を取り入れれば
良いのでしょう?
役立ちそうな方法を探している時に
出会ったのが
「アイビー・リー・メソッド」
でした。

1世紀続く課題解決の手法、アイビー・リー・メソッド

 

課題の解決に役立つ効率化の手法をイメージした画像  

アイビー・リー・メソッドとは?

今から100年ほど前のアメリカで、

多くの大企業や団体の広報顧問として活躍し

「PRの父」と呼ばれている

アイビー・レドベター・リー氏が

考案した課題解決の手法(メソッド)が

「アイビー・リー・メソッド」です。

筆者は何か良い方法はないものか?

とあれこれ調べているうちに見つけましたが、

メンタリストDaiGoさんの本の中でも

紹介されているとのこと。

その手法を確認してみると、まさに

「シングルタスク」への切り替え

にはもってこいのメソッド。

そこで、

筆者も早速取り入れてみることにしました。

アイビー・リー・メソッドのやり方は?

筆者は新しいもの好きで、

チャレンジ精神は旺盛な方ですが、

一方で少し飽きっぽいところがあります。

何か取り組んでみては、

三日坊主で終わることも。

そんな筆者が 「やってみようか…」 と思えたのは、

とにかく

シンプルでわかりやすい手法

だったから。

複雑な手法だと、

だんだん面倒くさくなってしまい、

続かなくなってしまうのが

わかっていたからです。

アイビー・リー・メソッドのやり方

アイビー・リー・メソッドの
具体的なやり方は
解説者によってさまざまですが、
アイビー・リーが当時働いていた
巨大企業ベスレヘム・スチール社の
経営者チャールズ・M・シュワブにした
「最も重要な項目を並べるのを毎日行い、時間が許す限りその順番に仕事に取りかかってください。」

アイビー・リー(ウィキペディア)より引用

というアドバイスが基になっています。
筆者が試してきた方法は、次のようなもの。
  1. ノート(ダイアリー、手帳でも可)と筆記用具を用意
  2. 書き込むページに、日付を記入
  3. 「やること」(やりたいこと、やるべきこと)を5~6個書き出す
    ※1日の終わりなら明日1日分、1日のスタートなら今日1日分
  4. 書き出した「やること」に、優先度の高い順に番号を付ける
  5. 翌日(または今日)、付けた順番通りに、課題に取り組む
  6. 全部できなくても自分を責めない、できなかったことを引きずらない、忘れる
  7. 夜(または朝)、また「やること」を書き出し、順番を付ける
  8. 毎日続ける
特に難しいことはありません、
小学生もできる内容です。
写真は筆者の実際のノート。
人に見せるものではないので
お恥ずかしいですが、
こんな感じで今も毎日続けています。
筆者が取り組み中の業務効率化手法の画像
チェック印は、終わったもの、
○印は、終わらなかったもの、
で、後で見分けがつくようにしています。

アイビー・リー・メソッドを試してみた!やってみたところ…

とかくこういったメソッドの類は、

雨後の筍のように出ては消え、

消えてはまた現れしていくもの。

そんな数多ある手法の中で、

このアイビー・リー・メソッドは

1世紀にわたって生き残ってきたわけです。

筆者も、ダメ元で始めてみて、

いつの間にか1ヶ月以上続いている…

このメソッドの気に入っているポイントは

いろいろありますが、

代表的な3つを挙げます。

ポイント1)タスク5~6個は、毎日挙げられる

1日5~6個の「やること」リストなら、
凡人の筆者でもわりと
毎日書き出せることに気づきました。
5~6個すべてやり遂げられることは稀ですが、
あっちもこっちも手を出して
すべて
中途半端になってしまう、といったことが少なく
なりました。
最近は、3~4個は終わらせることができるように
なってきています。

ポイント2)全部終わらなくても、気にしなくて良い

日本人には多いのではないでしょうか、
しーママ
今日も終わらなかった…
と、自分を責めてしまうタイプの方。
「責めない、気にしない、忘れる」
と言われても…
中途半端にしてしまうくせに、
終わらないとそれはそれで気になってしまう筆者。
ですので、意識して
「3~4つ終わったじゃないか、上出来だよ。」 と、
自分に言い聞かせるようにしています。
できなかったものに○印を付けているのも、
×印をつけて
わざわざ自分自身にダメ出しして
モチベーションを下げてしまうのを防ぐ
ためです。
気休めかもしれませんが多少気が楽になり
「次は頑張ろう!」と、
気持ちを切り替えられているように感じます。
できる日もあれば、
できない日もある、
毎日高い状態で
パフォーマンスを維持できる人は
多くはないのですから、
まずは、続けることを最優先に
考えています。

ポイント3)シンプルなので、自由度が高い

3週間ほど続けた段階で
「やること」に自分なりの分類を
加えるようになりました。
単純な作業はwork、
考える必要があることはbusiness、
というように脳への負担の軽重の違いで分類。
businessを頭の働く午前中、
作業を午後に割り振ったり、
businessとbusinessの合間
workを入れたり
と自分なりのアレンジを加えて
効率アップにつながるよう
工夫しています。
また、
半分程度おわったものには△印を付けたり、
優先順位が決められない日は、
あえて順番を付けなかったり、
シンプルなので自由度が高く、
自分なりにカスタマイズできる
ところも
このメソッドの良いところ
だと感じています。

アイビー・リー・メソッドで対応しきれない時は?

急な課題にはどう対処する?

筆者は教育サービス業ですので、
お客様の都合で急に
「やること」
が追加で入ることもあります。
ですので、最近は「やること」を
6個書き出すところ、
5個にしています。
⑥は最初から空けておいて、
急に入った課題をそこに入れる
ようにしています。
複数入ったときは、
追加で入った課題のうち
一番優先順位の高いものを⑥にして、
残りは次に回すようにしています。
やってみたところ、
その日のうちにやらなければならないことは、
筆者の場合意外と少ないことに気づいたのです。
もちろん、
職種によってはそうも言っていられない
お仕事や事情もあるでしょう。
その場合も、⑤と⑥は最初から空けておくなど、
もう一工夫加えることも可能なのです。

課題の解決に役立つ、効率化の手法 まとめ

効率ダウンのもと
「マルチタスク」をやめて
「シングルタスク」に切り替える。
「アイビー・リー・メソッド」を取り入れる。
1ヶ月ちょっとたちますが、
なんとか続けられていることが大きいと思います。
筆者的には、効率が大きくアップした、
というより、
あちこち手をつけて
中途半端になったままになることが減って、
課題を完了させる比率を高めてくれる考え方、
そして、
やりたいこと、やるべきことを終わらせよう!
という気持ちにさせてくれる
そんな心理的効果を併せ持っている手法、
メソッドではないかと感じています。  
人間は、
マルチタスクに向かないことは
はっきりしてきているようですので、
忙しくて困っている、
やりたいこと、
やるべきことが完結しない、
スムーズに終わらない
とお悩みの皆さんには、
特におススメのメソッド。
小学校高学年のお子様から
保護者の皆様、
ご年配の方まで使う人を選ばない
1世紀も生き残っている
課題の解決を効率化してくれる手法
ですので、
想像以上の効果を
もたらしてくれるかもしれません。

 

 
のびさん
最後までお読み頂き、
ありがとうございました。

【関連記事】
ストレス解消法の一つ「瞑想」につきましては、下記の記事をご参照ください。

ストレスを解消する「瞑想」の驚くべき効果とは?方法は?

スクールの特徴紹介につきましては、下記ページをご参照ください。
お問い合わせにつきましては、下記ページをご参照ください。
 
(Visited 2 times, 1 visits today)
AD
課題の解決に役立つ効率化の手法をイメージした画像
最新情報をチェックしよう!
>スクールNOBINOBI

スクールNOBINOBI

新潟市で小中学生の自律学習を支えるマンツーマン個別指導塾

CTR IMG
テキストのコピーはできません。